No. 02 / Ayrıntılar
İç iletişim planı nasıl kurulur, hangi kanallar kullanılır?
İç iletişim, çalışanın ne öğrenmesi gerektiği ve bunu hangi kanaldan, ne sıklıkla alması gerektiği sorularıyla kurulur. İlk adım çalışan gruplarını ayırmaktır: yönetim, ofis çalışanları, sahada çalışanlar. Sahada çalışanın e-postaya erişimi sınırlıysa duyuru, pano, toplu mesaj ya da kısa toplantılarla yapılır. Plan; haftalık kısa bülten, aylık yönetim bilgilendirmesi ve acil durum duyurusu gibi üç katmana ayrılabilir. Her mesajın bir sahibi, bir yayın günü ve bir geri bildirim yolu olur. Aynı bilginin beş kanaldan tekrar verilmesi kafa karıştırır; bu yüzden tek bir resmî kaynak belirlenir. Plan, üç ayda bir çalışanlara kısa bir anketle sorularak gözden geçirilir. Duyuruların geri bildirimi de ölçülür: kaç kişinin okuduğunu ya da soru sorduğunu görmek, kanalın gerçekten işe yarayıp yaramadığını gösterir.
Kurumsal iletişim planında hangi başlıklar bulunmalı?
Yazılı bir iletişim planı en az şu başlıkları taşır: hedef, hedef kitleler, ana mesajlar, kanallar, sorumlular, yıllık takvim, bütçe ve ölçüm yöntemi. Hedef somut yazılır; “tanınırlık artırmak” yerine “yeni hizmeti bölgedeki işletmelere duyurmak” gibi. Her hedef kitle için ayrı bir mesaj bulunur, çünkü çalışanın, müşterinin ve gazetecinin ihtiyacı farklıdır. Takvimde sektör fuarları, bayram dönemleri, kurum yıldönümleri ve kampanya tarihleri işaretlenir; boş kalan haftalar içerik ile doldurulur. Plan on sayfayı aşmamalı ve her kanal için bir sorumlu atanmalıdır. Üç ayda bir yapılan kısa değerlendirmede hangi mesajın karşılık bulduğuna bakılır ve takvim güncellenir. Plan her kanal için bir yazım sorumlusu belirler; sorumlusu olmayan kanal birkaç hafta içinde sessizleşir ve takvim fiilen çöker.
Kurumsal iletişim danışmanlığı sonunda hangi çıktılar teslim edilir?
Teslim edilecek çıktılar çalışmanın başında yazılı olarak belirlenir. Tipik paket şunları içerir: mevcut durum analizi raporu, hedef kitle ve mesaj çerçevesi, dil kılavuzu, yıllık ve aylık iletişim takvimi, hazır metin şablonları, örneğin basın bülteni, duyuru, e-posta imzası ve tanıtım yazısı, ayrıca ekip için kısa bir kullanım eğitimi. Çalışma süresi kapsama göre birkaç hafta ile birkaç ay arasında değişir. Her aşamanın sonunda onay alınır, böylece sonradan baştan yazma gerekmez. Teslimden sonra belirli bir süre soru ve küçük düzeltmeler için destek verilir. Ücretlendirme, çıktıların sayısına ve gereken toplantı yoğunluğuna göre kurulur. Teslim edilen belgelerin düzenlenebilir hâli de verilir, böylece danışmanlık bittikten sonra ekip şablonları kendi başına kullanmayı sürdürebilir.
