Rol bazlı program neden gerekir?
Aynı eğitim herkese uymaz. Yazı işleri ekibi doğrulama ve telif sorularıyla, satış ekibi teklif ve müşteri yazışmalarıyla, insan kaynakları adayların kişisel verisiyle, yöneticiler ise karar ve risk yönetimiyle ilgilenir.
Bu yüzden program, ekiplerin kendi iş örnekleriyle kurulur. Basın birimi için bülten ve açıklama, satış için teklif, yönetim için rapor özeti gibi örnekler hazırlanır. Katılımcı kendi işinden bir metni getirir ve eğitim sırasında yapay zekayla birlikte geliştirir. Böylece anlatılan şey masada bırakılmaz, ertesi gün işe taşınır.
Yönetici oturumu ile ekip oturumu ayrı tutulur. Yöneticiler için araç kullanımından çok karar, risk ve sorumluluk konuları öne çıkar. Ekipler için ise günlük işte uygulanabilir alışkanlıklar: iyi komut yazma, çıktıyı kaynakla karşılaştırma, kurum diline uyarlama.
Haber ve içerik ekipleri için ek bir başlık vardır: yapay zekayla üretilen metnin etiketlenmesi, görsel ve alıntıların kaynağı, telif ve doğruluk. Kamuoyuna dönük her metin yayından önce bir insan tarafından okunur.
Çalışma sırasında somut bir ürün de çıkar: her katılımcı kendi işi için bir komut şablonu ve doğrulama listesi hazırlamış olur. Bu çıktılar ekip arşivine eklenir ve yeni gelen çalışanlara örnek olur.
Eğitimden önce düzey ve kullanım tespiti
Birçok kurumda çalışanlar yapay zeka araçlarını zaten kullanıyor; kimi zaman kurumun bilgisi olmadan. Eğitimden önce kısa bir form ya da görüşmeyle şu sorular sorulur: Hangi araçlar kullanılıyor? Hangi işlerde? Hangi bilgiler araçlara yazılıyor?
Bu tespit eğitimin hem düzeyini hem de risk başlıklarını belirler. İleri düzey bir ekibe araç tanıtmak vakit kaybı olacağı gibi, hiç denememiş bir ekibe komut mühendisliği anlatmak da işe yaramaz. Ayrıca gizlice kullanılan araçların varlığı, kurum içi kuralın neden gerektiğini somutlaştırır.
Tespit sonucunda katılımcılar benzer düzeyde gruplara ayrılabilir. Böylece ileri düzey katılımcı beklemez, yeni başlayan geride kalmaz. Bu ayrım özellikle kalabalık kurumlarda eğitimin verimini belirgin biçimde etkiler.
Ön tespitte kurumun mevcut yazılı kuralları, varsa bilgi güvenliği politikası ve KVKK uyum belgeleri de istenir. Böylece eğitim, kurumun var olan çerçevesiyle çelişmez; eksik kalan yerleri tamamlar.
Yönetişim: kural, sorumluluk, onay
Eğitimin kalıcı sonucu çoğu zaman bir kullanım kılavuzudur. Kılavuz şunları yazılı hale getirir: hangi araçlar kurum için onaylıdır, hangi veri hiçbir koşulda girilmez, hangi çıktılar yayından önce insan onayına girer ve hata fark edildiğinde kime bildirilir.
Kişisel veri konusunda KVKK’nın üretken yapay zekaya ilişkin rehberi esas alınır. Müşteri, hasta, öğrenci ya da çalışan verisi kurumun belirlediği çerçeve dışında araçlara girilmez. Hukuki bağlayıcı bir politika için kurumun hukuk birimi ya da avukatı sürece dahil edilir; eğitimde yalnızca taslak hazırlanır.
Kılavuz kısa tutulur. Uzun ve hukuki dille yazılmış bir politika kimse tarafından okunmaz. İlk sürüm birkaç sayfayı geçmemeli, örneklerle desteklenmeli ve yılda bir güncellenmelidir. Yeni bir araç ya da yasal düzenleme çıktığında ara güncelleme yapılır.
Telif ve alıntı kuralları da kılavuza girer. Yapay zekanın ürettiği görsel ya da metnin kaynağı belirsizse yayına girmez; bir kaynağa dayanıyorsa kaynak belirtilir. Bu kural haber, bülten ve sosyal medya yayınlarında kurumu olası şikayetlerden korur.
Eğitimden sonra kalıcılık ve ölçüm
Tek oturumluk bir eğitimin etkisi hızla kaybolur. Bu nedenle eğitimden sonra çalışma notları, komut örnekleri ve kılavuz taslağı teslim edilir. İsteğe bağlı olarak bir ay sonra kısa bir gözden geçirme yapılır: hangi şablonlar kullanılıyor, nerede hata çıktı, hangi kural revize edilmeli?
Ölçüm, kurumun kendi göstergelerine göre yapılır: bir işin hazırlanma süresi, düzeltme sayısı ya da hata kayıtları gibi. Hangi göstergenin izleneceği eğitimin başında kurumla birlikte seçilir. Kazanımın büyüklüğü için önceden bir oran söylenmez.
Kurum içinde bir ya da iki gönüllü yapay zeka sorumlusu belirlenmesi de önerilir. Bu kişiler ekipten gelen soruları toplar, iyi örnekleri paylaşır ve kılavuzun güncel kalmasını izler. Böylece eğitim bir etkinlik olmaktan çıkar, kurum alışkanlığına dönüşür.
Eğitimden sonra çıkan sorular da değerlidir. Katılımcıların takıldığı noktalar, bir sonraki oturumun konusunu ve kılavuzun eksik bölümlerini gösterir. Bu yüzden eğitim sonunda soru formu toplanır ve yanıtlar yazılı olarak ekibe iletilir.