No. 02 / Ayrıntılar
İç iletişim planı nasıl kurulur, hangi kanallar kullanılır?
İç iletişim, çalışanın ne öğrenmesi gerektiği ve bunu hangi kanaldan, ne sıklıkla alması gerektiği sorularıyla kurulur. İlk adım çalışan gruplarını ayırmaktır: yönetim, ofis çalışanları, sahada çalışanlar. Sahada çalışanın e-postaya erişimi sınırlıysa duyuru, pano, toplu mesaj ya da kısa toplantılarla yapılır. Plan; haftalık kısa bülten, aylık yönetim bilgilendirmesi ve acil durum duyurusu gibi üç katmana ayrılabilir. Her mesajın bir sahibi, bir yayın günü ve bir geri bildirim yolu olur. Aynı bilginin beş kanaldan tekrar verilmesi kafa karıştırır; bu yüzden tek bir resmî kaynak belirlenir. Plan, üç ayda bir çalışanlara kısa bir anketle sorularak gözden geçirilir. Duyuruların geri bildirimi de ölçülür: kaç kişinin okuduğunu ya da soru sorduğunu görmek, kanalın gerçekten işe yarayıp yaramadığını gösterir.
Kurumsal dil kılavuzu nasıl hazırlanır ve neleri içerir?
Dil kılavuzu, mevcut metinlerin toplanmasıyla başlar: web sitesi, e-posta imzaları, sunumlar, teklifler, sosyal medya paylaşımları. Bunlar yan yana konulunca hangi konuda kaç farklı anlatım kullanıldığı görülür. Ardından kurumun sesi birkaç sıfatla tanımlanır; örneğin sade, saygılı ve açık gibi. Kılavuzda şunlar yer alır: kurumun adının yazılışı, unvanların biçimi, “siz” ya da “sen” hitabı, kısaltmalar, sayı ve tarih yazımı, kullanılacak ve kaçınılacak ifadeler, her kanal için örnek cümleler. Genellikle on iki sayfayı geçmeyen, kolay bulunan bir belge, kimsenin okumadığı uzun bir belgeden daha işe yarar. Kılavuz yayımlandıktan sonra metin yazanlara kısa bir tanıtım yapılır. Kılavuz hazırlanırken örnekler gerçek metinlerden alınır; soyut kurallar yerine “bunu böyle yazın, şunu yazmayın” biçiminde somut karşılaştırmalar daha çabuk benimsenir.
Yöneticiler basın röportajına nasıl hazırlanır?
Röportaj öncesinde gazetecinin hangi mecrada, hangi konuda soru soracağı öğrenilir. Yönetici için üç ana mesaj ve her mesaja eşlik eden bir örnek ya da rakam hazırlanır; rakamlar kurum içinde doğrulanmış olmalıdır. Sorulması muhtemel zor sorular listelenir ve kısa, dürüst yanıtlar prova edilir. Bilinmeyen bir soruya tahmin yürütmek yerine bilgi sonradan iletilir. Röportaj sırasında teknik kısaltmalar yerine sade cümle kullanılır, rakipler hakkında yorumdan kaçınılır. “Kayıt dışı” konuşma varsayılmaz; gazeteciyle yapılan her konuşma yayına konu olabilir. Röportaj sonrası teşekkür ve gerekirse ek belge gönderilir, çıkan metin yayından önce görülmek istenirse bu talep açıkça önceden belirtilir. Önemli olan, her cümleyi ezberlemek değil; ana mesajı kendi sözleriyle, kısa ve tutarlı biçimde tekrar edebilmektir. Prova bu yüzden bir kez sesli yapılır.
