No. 02 / Ayrıntılar
Dağınık görünen kurumsal materyaller nasıl toparlanır?
Önce bir envanter çıkarılır: logolar, sunumlar, broşürler, kartvizitler, web sitesi, sosyal medya görselleri ve e-posta şablonları tek bir klasörde toplanır. Her materyalin son güncelleme tarihi, kullanılan logo sürümü, renk ve yazı tipi not edilir. Farklılıklar listelendiğinde hangi unsurun esas alınacağı kararlaştırılır. Sonra öncelik belirlenir: müşterinin en çok gördüğü materyaller, yani web sitesi, teklif şablonu ve e-posta imzası ilk sırada güncellenir; baskı malzemeleri stok bittikçe yenilenir. Bütün çalışanların aynı dosyaları kullanması için ortak bir klasör ve kısa bir kullanım notu hazırlanır. Bu işin sonunda eski sürümlerin kullanımına son verilir, böylece tutarlılık zamanla kendiliğinden korunur. Toparlama bittikten sonra yeni materyal üretenlerin şablonları kullanması sağlanır; aksi halde dağınıklık birkaç ay içinde yeniden ortaya çıkar.
Kurumsal iletişim danışmanlığı sonunda hangi çıktılar teslim edilir?
Teslim edilecek çıktılar çalışmanın başında yazılı olarak belirlenir. Tipik paket şunları içerir: mevcut durum analizi raporu, hedef kitle ve mesaj çerçevesi, dil kılavuzu, yıllık ve aylık iletişim takvimi, hazır metin şablonları, örneğin basın bülteni, duyuru, e-posta imzası ve tanıtım yazısı, ayrıca ekip için kısa bir kullanım eğitimi. Çalışma süresi kapsama göre birkaç hafta ile birkaç ay arasında değişir. Her aşamanın sonunda onay alınır, böylece sonradan baştan yazma gerekmez. Teslimden sonra belirli bir süre soru ve küçük düzeltmeler için destek verilir. Ücretlendirme, çıktıların sayısına ve gereken toplantı yoğunluğuna göre kurulur. Teslim edilen belgelerin düzenlenebilir hâli de verilir, böylece danışmanlık bittikten sonra ekip şablonları kendi başına kullanmayı sürdürebilir.
Kurumsal iletişim planında hangi başlıklar bulunmalı?
Yazılı bir iletişim planı en az şu başlıkları taşır: hedef, hedef kitleler, ana mesajlar, kanallar, sorumlular, yıllık takvim, bütçe ve ölçüm yöntemi. Hedef somut yazılır; “tanınırlık artırmak” yerine “yeni hizmeti bölgedeki işletmelere duyurmak” gibi. Her hedef kitle için ayrı bir mesaj bulunur, çünkü çalışanın, müşterinin ve gazetecinin ihtiyacı farklıdır. Takvimde sektör fuarları, bayram dönemleri, kurum yıldönümleri ve kampanya tarihleri işaretlenir; boş kalan haftalar içerik ile doldurulur. Plan on sayfayı aşmamalı ve her kanal için bir sorumlu atanmalıdır. Üç ayda bir yapılan kısa değerlendirmede hangi mesajın karşılık bulduğuna bakılır ve takvim güncellenir. Plan her kanal için bir yazım sorumlusu belirler; sorumlusu olmayan kanal birkaç hafta içinde sessizleşir ve takvim fiilen çöker.
