No. 02 / Ayrıntılar
Kurumsal dil kılavuzu nasıl hazırlanır ve neleri içerir?
Dil kılavuzu, mevcut metinlerin toplanmasıyla başlar: web sitesi, e-posta imzaları, sunumlar, teklifler, sosyal medya paylaşımları. Bunlar yan yana konulunca hangi konuda kaç farklı anlatım kullanıldığı görülür. Ardından kurumun sesi birkaç sıfatla tanımlanır; örneğin sade, saygılı ve açık gibi. Kılavuzda şunlar yer alır: kurumun adının yazılışı, unvanların biçimi, “siz” ya da “sen” hitabı, kısaltmalar, sayı ve tarih yazımı, kullanılacak ve kaçınılacak ifadeler, her kanal için örnek cümleler. Genellikle on iki sayfayı geçmeyen, kolay bulunan bir belge, kimsenin okumadığı uzun bir belgeden daha işe yarar. Kılavuz yayımlandıktan sonra metin yazanlara kısa bir tanıtım yapılır. Kılavuz hazırlanırken örnekler gerçek metinlerden alınır; soyut kurallar yerine “bunu böyle yazın, şunu yazmayın” biçiminde somut karşılaştırmalar daha çabuk benimsenir.
İç iletişim planı nasıl kurulur, hangi kanallar kullanılır?
İç iletişim, çalışanın ne öğrenmesi gerektiği ve bunu hangi kanaldan, ne sıklıkla alması gerektiği sorularıyla kurulur. İlk adım çalışan gruplarını ayırmaktır: yönetim, ofis çalışanları, sahada çalışanlar. Sahada çalışanın e-postaya erişimi sınırlıysa duyuru, pano, toplu mesaj ya da kısa toplantılarla yapılır. Plan; haftalık kısa bülten, aylık yönetim bilgilendirmesi ve acil durum duyurusu gibi üç katmana ayrılabilir. Her mesajın bir sahibi, bir yayın günü ve bir geri bildirim yolu olur. Aynı bilginin beş kanaldan tekrar verilmesi kafa karıştırır; bu yüzden tek bir resmî kaynak belirlenir. Plan, üç ayda bir çalışanlara kısa bir anketle sorularak gözden geçirilir. Duyuruların geri bildirimi de ölçülür: kaç kişinin okuduğunu ya da soru sorduğunu görmek, kanalın gerçekten işe yarayıp yaramadığını gösterir.
Dağınık görünen kurumsal materyaller nasıl toparlanır?
Önce bir envanter çıkarılır: logolar, sunumlar, broşürler, kartvizitler, web sitesi, sosyal medya görselleri ve e-posta şablonları tek bir klasörde toplanır. Her materyalin son güncelleme tarihi, kullanılan logo sürümü, renk ve yazı tipi not edilir. Farklılıklar listelendiğinde hangi unsurun esas alınacağı kararlaştırılır. Sonra öncelik belirlenir: müşterinin en çok gördüğü materyaller, yani web sitesi, teklif şablonu ve e-posta imzası ilk sırada güncellenir; baskı malzemeleri stok bittikçe yenilenir. Bütün çalışanların aynı dosyaları kullanması için ortak bir klasör ve kısa bir kullanım notu hazırlanır. Bu işin sonunda eski sürümlerin kullanımına son verilir, böylece tutarlılık zamanla kendiliğinden korunur. Toparlama bittikten sonra yeni materyal üretenlerin şablonları kullanması sağlanır; aksi halde dağınıklık birkaç ay içinde yeniden ortaya çıkar.
