No. 02 / Ayrıntılar
Büyüyen bir şirkette iç iletişim nasıl bozulur ve nasıl düzeltilir?
Beş kişilik ekipte sözlü anlatım yeterliyken, yirmi kişiyi aşan yapılarda bilgi eksik ya da farklı biçimde ulaşmaya başlar. Belirtiler şunlardır: aynı sorunun tekrar tekrar sorulması, kararların kimden çıktığının bilinmemesi, yeni çalışanın nasıl işleyeceğini öğrenememesi, müşteriye farklı bilgiler verilmesi. Düzeltme için önce temel süreçler kısaca yazılır: teklif nasıl hazırlanır, şikâyet kime gider, duyuru nereden yapılır. Haftalık kısa bir toplantı ve ortak bir duyuru kanalı kurulur. Yeni gelen için bir karşılama dosyası hazırlanır. Yöneticiler, kararların nedenlerini de paylaşmaya özen gösterir. Bu düzen kurulduktan sonra büyüme, kaosa dönüşmeden sürdürülebilir. Her sürecin sorumlusu belirlenir ve süreç belgeleri düzenli olarak güncellenir; kimsenin sahiplenmediği belge kısa sürede eskir ve kimse onu kullanmaz.
Kurumsal büyüme sürecinde markanın dili ve görünümü ne zaman yenilenmelidir?
Yenileme, marka büyümeye engel olduğunda gündeme gelir: yeni hizmet eski adın içine sığmıyorsa, logo küçük boyutta okunmuyorsa, farklı materyaller birbirinden çok farklıysa ya da hedef kitle değiştiyse. Yalnızca sıkıldığı için yenileme yapmak, mevcut müşterinin tanıma alışkanlığını bozabilir. İş, önce neyin korunacağını belirleyerek başlar: ad, renk, ses ya da kuruluş hikâyesi. Sonra değişecek unsurlar listelenir ve öncelik sırasına konur. Web sitesi, işletme profili, sosyal medya hesapları ve basılı malzemeler aynı hafta içinde güncellenir ki çelişkili görünüm oluşmasın. Eski adı ya da logoyu arayanlar için yönlendirmeler yapılır ve değişiklik, bir basın bülteniyle duyurulur. Yenileme sürecinde mevcut müşterilere önceden bilgi vermek, değişimin kafa karışıklığı yaratmasını ve eski bağlantıların kaybolmasını önleyen basit bir önlemdir.
Kurumsal büyüme çalışmasında başarı hangi göstergelerle izlenir?
Göstergeler, hedefle uyumlu seçilir ve çalışmanın başında kaydedilir. Yeni müşteri hedefinde gelen talep sayısı, taleplerin satışa dönüşme düzeni ve müşteri başına ortalama iş hacmi izlenir. Görünürlük hedefinde arama motorunda marka adıyla yapılan aramalar, haber ve röportaj sayısı ile web sitesine gelen ziyaretçi sayısı bakılır. Kurumsallaşma hedefinde ise tekrar eden hatalar, teslim süreleri, çalışan devri ve müşteri şikâyetleri takip edilir. Üç aydan kısa sürede kesin sonuç beklenmez; ilk üç ay yön gösterir. Rakamların kaynağı belirtilir, örnekleme ya da tahmin kullanıldıysa bu açıkça yazılır. Gösterge sayısı beşi geçmemelidir, aksi halde rapor okunmaz. Göstergeler her ay aynı yöntemle ölçülür; yöntem değişirse karşılaştırma anlamını yitirir ve ilerleme olup olmadığı belirsiz kalır.
