No. 02 / Ayrıntılar
Büyüyen bir şirkette iç iletişim nasıl bozulur ve nasıl düzeltilir?
Beş kişilik ekipte sözlü anlatım yeterliyken, yirmi kişiyi aşan yapılarda bilgi eksik ya da farklı biçimde ulaşmaya başlar. Belirtiler şunlardır: aynı sorunun tekrar tekrar sorulması, kararların kimden çıktığının bilinmemesi, yeni çalışanın nasıl işleyeceğini öğrenememesi, müşteriye farklı bilgiler verilmesi. Düzeltme için önce temel süreçler kısaca yazılır: teklif nasıl hazırlanır, şikâyet kime gider, duyuru nereden yapılır. Haftalık kısa bir toplantı ve ortak bir duyuru kanalı kurulur. Yeni gelen için bir karşılama dosyası hazırlanır. Yöneticiler, kararların nedenlerini de paylaşmaya özen gösterir. Bu düzen kurulduktan sonra büyüme, kaosa dönüşmeden sürdürülebilir. Her sürecin sorumlusu belirlenir ve süreç belgeleri düzenli olarak güncellenir; kimsenin sahiplenmediği belge kısa sürede eskir ve kimse onu kullanmaz.
Kurumsal büyüme için iletişim ve görünürlük planı nasıl hazırlanır?
Plan, büyüme hedefinden geriye doğru kurulur. Hedef yeni şube ise yerel basın, harita aramaları ve bölgesel işbirlikleri öne çıkar; hedef kurumsal müşteri ise sektör yayınları, uzman yazıları ve referans içerikleri önem kazanır. Her hedef için kanal, mesaj ve ölçüm göstergesi yazılır. Altı aylık bir takvim hazırlanır: ayda bir basın haberi, düzenli web sitesi içeriği, sosyal medya paylaşımları ve gerekiyorsa etkinlik. Bütçe, hangi kanalın karşılık verdiğini görmek için küçük parçalarla harcanır. Her ay sonunda gelen talep sayısı ve niteliği kayıt altına alınır. Karşılık vermeyen kanal kapatılır, vermeyen yerine yenisi denenir; plan sabit bir belge değil, düzenli güncellenen bir çalışma dosyasıdır. Plan ayrıca bir işi bırakma ölçütü de içerir; belirlenen sürede belirlenen göstergeye ulaşmayan kanal bir sonraki dönemde bütçeden çıkarılır.
Kurumsal büyüme çalışmasında başarı hangi göstergelerle izlenir?
Göstergeler, hedefle uyumlu seçilir ve çalışmanın başında kaydedilir. Yeni müşteri hedefinde gelen talep sayısı, taleplerin satışa dönüşme düzeni ve müşteri başına ortalama iş hacmi izlenir. Görünürlük hedefinde arama motorunda marka adıyla yapılan aramalar, haber ve röportaj sayısı ile web sitesine gelen ziyaretçi sayısı bakılır. Kurumsallaşma hedefinde ise tekrar eden hatalar, teslim süreleri, çalışan devri ve müşteri şikâyetleri takip edilir. Üç aydan kısa sürede kesin sonuç beklenmez; ilk üç ay yön gösterir. Rakamların kaynağı belirtilir, örnekleme ya da tahmin kullanıldıysa bu açıkça yazılır. Gösterge sayısı beşi geçmemelidir, aksi halde rapor okunmaz. Göstergeler her ay aynı yöntemle ölçülür; yöntem değişirse karşılaştırma anlamını yitirir ve ilerleme olup olmadığı belirsiz kalır.
