No. 02 / Ayrıntılar
Kriz iletişim planı nasıl hazırlanır ve içinde neler olmalı?
Kriz planı, kriz çıkmadan önce yazılır. İçinde ilk olarak olası senaryolar bulunur: ürün hatası, çalışan kaynaklı bir paylaşım, yanlış haber, veri sızıntısı gibi. Her senaryo için karar verecek kişi, açıklama yapacak sözcü, onay zinciri ve ulaşılacak kanallar belirlenir. Planın bir sayfasında hazır cümle iskeletleri yer alır: olgunun kısa anlatımı, yapılan işlem, bundan sonraki adım ve iletişim bilgisi. Plan yılda bir kez gözden geçirilir; kişiler değiştiyse telefon listesi güncellenir. İlk açıklamanın kriz anından sonra kısa süre içinde yapılması hedeflenir, ancak doğrulanmamış bilgi paylaşılmaz. Bilinmeyen konularda “inceleme sürüyor” demek, tahmin yürütmekten daha güvenlidir. Plan kâğıt üzerinde kalmasın diye hazırlanır hazırlanmaz bir deneme yapılır; örneğin sahte bir senaryo için açıklama metni on beş dakika içinde yazılmaya çalışılır.
Arama sonuçlarında çıkan eski bir haber nasıl dengelenir?
Eski bir haber çoğu zaman kaldırılamaz; bu nedenle yöntem, arama sonuçlarında markanın kendi anlattığı güncel ve doğru içerikleri çoğaltmaktır. İlk adım, markanın adıyla arama yapıp ilk iki sayfadaki sonuçları listelemektir. Ardından kurumsal site, hakkında sayfası, güncel basın haberleri, röportajlar, sosyal medya profilleri ve sektör dizinlerindeki bilgiler düzenlenir. Her biri farklı bir alan adında yer aldığında sonuçlar çeşitlenir. Bu çalışma birkaç hafta ile birkaç ay arasında sürebilir ve eski haberin kesin olarak aşağı düşeceği söylenemez. Süreç boyunca arama sonuçları ay ay kaydedilerek hangi içeriğin hangi konumda göründüğü izlenir. Sonuçlar ay ay karşılaştırılırken yalnızca sıraya değil, ilk sayfadaki içeriklerin tonuna ve markayı doğru anlatıp anlatmadığına da bakılır.
PR ajansı mı, bağımsız danışman mı tercih edilmeli?
İki seçenek farklı ihtiyaçlara karşılık verir. Ajans, aynı anda birçok kanalı yöneten, saha ekibi ve görsel üretimi olan geniş bir yapı sunar; büyük kampanyalarda ve çok sayıda işin eş zamanlı yürüdüğü projelerde işe yarar. Bağımsız danışmanda ise işi yapan kişi görüşmede karşınızda oturan kişidir; iletişim doğrudan, karar süreci kısa olur. Seçerken şunlara bakılır: işi fiilen kimin yazıp yürüteceği, daha önce hangi tür çalışmalar yapıldığı, raporlamanın nasıl olacağı ve sözleşmeden çıkış koşulları. Referans istemek ve örnek bir bülten ya da rapor görmek yararlıdır. Her iki durumda da yayın sözü veren teklife dikkatle yaklaşılmalıdır. Ayrıca ilk görüşmede çalışmanın hangi aşamada sona erdirilebileceği, raporların ne sıklıkla verileceği ve verilerin kime ait olduğu da yazılı olarak netleştirilir.
