Kurumsal iletişim planında hangi başlıklar bulunmalı?
Yazılı bir iletişim planı en az şu başlıkları taşır: hedef, hedef kitleler, ana mesajlar, kanallar, sorumlular, yıllık takvim, bütçe ve ölçüm yöntemi. Hedef somut yazılır; “tanınırlık artırmak” yerine “yeni hizmeti bölgedeki işletmelere duyurmak” gibi. Her hedef kitle için ayrı bir mesaj bulunur, çünkü çalışanın, müşterinin ve gazetecinin ihtiyacı farklıdır. Takvimde sektör fuarları, bayram dönemleri, kurum yıldönümleri ve kampanya tarihleri işaretlenir; boş kalan haftalar içerik ile doldurulur. Plan on sayfayı aşmamalı ve her kanal için bir sorumlu atanmalıdır. Üç ayda bir yapılan kısa değerlendirmede hangi mesajın karşılık bulduğuna bakılır ve takvim güncellenir. Plan her kanal için bir yazım sorumlusu belirler; sorumlusu olmayan kanal birkaç hafta içinde sessizleşir ve takvim fiilen çöker.
İç iletişim planı nasıl kurulur, hangi kanallar kullanılır?
İç iletişim, çalışanın ne öğrenmesi gerektiği ve bunu hangi kanaldan, ne sıklıkla alması gerektiği sorularıyla kurulur. İlk adım çalışan gruplarını ayırmaktır: yönetim, ofis çalışanları, sahada çalışanlar. Sahada çalışanın e-postaya erişimi sınırlıysa duyuru, pano, toplu mesaj ya da kısa toplantılarla yapılır. Plan; haftalık kısa bülten, aylık yönetim bilgilendirmesi ve acil durum duyurusu gibi üç katmana ayrılabilir. Her mesajın bir sahibi, bir yayın günü ve bir geri bildirim yolu olur. Aynı bilginin beş kanaldan tekrar verilmesi kafa karıştırır; bu yüzden tek bir resmî kaynak belirlenir. Plan, üç ayda bir çalışanlara kısa bir anketle sorularak gözden geçirilir. Duyuruların geri bildirimi de ölçülür: kaç kişinin okuduğunu ya da soru sorduğunu görmek, kanalın gerçekten işe yarayıp yaramadığını gösterir.
