Önce kanalları listeleyin
Kılavuz yalnızca web sitesi ve sosyal medya için değildir. Telefon karşılama cümlesi, e-posta imzası, otomatik bildirimler, hata mesajları, fatura ve teklif şablonları da kurumun sesidir. Çoğu zaman en az özen gösterilen yerler bunlardır.
Kanalları bölüm başlığı yapın. Böylece kılavuzu kullanan kişi, yazdığı metne göre ilgili bölüme gidebilir.
Bir kurum, kılavuza başlamadan önce mevcut materyalini toplamalıdır: sunum, broşür, e-posta imzaları, sosyal medya paylaşımları, teklif şablonları. Hepsini yan yana koyduğunuzda tutarsızlıklar kendiliğinden görünür; kılavuzun neyi çözmesi gerektiği de böylece netleşir.
Ses ilkelerini seçin
Üç dört ses ilkesi yeterlidir. Her ilkenin yanına karşıtını yazın: “Açık konuşuruz, ama kaba değiliz.” “Sıcak yazarız, ama laubali değiliz.” Karşıt, ilkenin sınırını gösterir.
İlkeleri bir ekip çalıştayında belirleyin. Tek kişinin yazdığı kılavuz, genellikle yalnızca o kişinin sesini taşır. Her kanalda hangi ilkenin öne çıkacağını da belirtin; bir yönetici duyurusu ile sosyal medya paylaşımı aynı tonda olmak zorunda değildir.
İlkeler çok genel olmamalıdır. “Güvenilir” sözcüğü her kurumun hedefidir ama yazarı yönlendirmez. “Rakam verirken kaynağını yazarız, abartılı sıfat kullanmayız” ise doğrudan uygulanabilir.
İlkeleri seçerken kurumun müşterilerinden gelen geri bildirimlere de bakın. Müşteriler sizi “hızlı yanıt veren” ya da “açık konuşan” olarak anıyorsa, bu zaten gerçek bir ses özelliğidir.
Kelime ve yazım tercihleri
Burası kılavuzun en pratik kısmıdır. Müşteriye “sen” mi “siz” mi denilecek, ürün ve hizmet adları nasıl yazılacak, unvanlar ve kısaltmalar nasıl kullanılacak, hangi ifadelerden kaçınılacak. Yazım ve noktalama için TDK Yazım Kılavuzu temel alınabilir.
Kurumun kullandığı terimler için küçük bir sözlük hazırlayın. Aynı şeye üç farklı ad verilmesi, dışarıdan bakan kişide kurumun kendi içinde anlaşamadığı izlenimi yaratır.
Hitap, kısaltma ve sayı yazımı gibi küçük kararlar bile bir kurumun ciddiyetini yansıtır. Örneğin tarih ve saatin nasıl yazılacağı, ürün adlarında büyük harf kullanımı ya da “kurumumuz” ile “şirketimiz” arasındaki seçim, tek bir satırla netleştirilebilir.
Gerçek örnekler ekleyin
Her kanal için kurumun gerçekten yayımladığı iyi bir örnek seçin ve neden iyi olduğunu bir cümleyle açıklayın. İsterseniz kaçınılacak bir örnek de ekleyin. Örnekler, kuralları somutlaştırır.
Örnekleri güncel tutun. Artık sunulmayan bir ürüne ait örnek, kılavuzun güvenilirliğini düşürür.
Gerçek örnek bulmak zorsa, kurumun daha önce yazdığı en iyi üç metni çıkarın. Hepsini birlikte okuyup ortak noktalarına bakın; kılavuzun ilk kurallarını çoğu zaman oradan çıkarırsınız.
Sahiplik ve kullanıma sokma
Kılavuzun bir sahibi olsun; sorulara yanıt versin, geri bildirim toplasın ve belgeyi belirli aralıklarla gözden geçirsin. Bu kişinin adı belgenin başında yer almalıdır.
Belgeyi herkesin ulaşabileceği bir yere koyun, yeni çalışan eğitimine ve ajans ya da freelance yazarlara verilen brifing belgesine ekleyin. Kullanılmayan kılavuz yalnızca dosyadır.
Kılavuzu yılda en az bir kez gözden geçirin. Yeni bir kanal açıldığında, kurumun ürünü ya da hedef kitlesi değiştiğinde ilgili bölümü hemen güncelleyin. Güncelleme tarihini belgenin başına yazmak, kullanıcıya güven verir.
Kılavuz yapay zeka için de kullanılabilir mi?
İyi yazılmış bir dil kılavuzu, yapay zeka araçlarına verilecek yönergelerin de temelidir. Ancak araca verilen yönerge daha somut ve kısa olmalıdır. Çıktıyı yine bir editör kontrol etmelidir.
Yapay zekaya verilecek yönerge için kılavuzdan sadece kuralları, tercih ve yasak listelerini ve birkaç iyi örneği alın; uzun açıklamaları kısaltın.